Technologie · Klar gedacht
Ich baue Dokumentenmanagement mit agorum core: Erfassung, Ablage, Freigabeprozesse, Vertragsakten — und die Schnittstellen zu Buchhaltung, ERP und Datenbanken. Dazu die Infrastruktur, auf der das läuft.
Sechs Felder, die sich in fast jedem Projekt überschneiden.
Analyse, Refactoring, Konsolidierung und Migration bestehender Installationen; Einführung und Ablösung abgekündigter Komponenten. Bestandsaufnahme vor Umbau: Was wird tatsächlich benutzt, was ist nur mitgeschleppt. In einem laufenden Projekt waren von rund 1.300 handgepflegten Konfigurationsobjekten nachweislich etwa 100 in Gebrauch.
Freigabe-, Erfassungs- und Fallbearbeitungsprozesse auf einem eigenen Framework. Schritte, Zuständigkeiten, Fristen, Eskalation und Formulare entstehen als deklarative Konfiguration, nicht als Programmcode.
Dokumentenbestände und gewachsene Abläufe werden vermessen, bevor etwas umgebaut wird: Wie viel liegt wo, welche Wege gehen Belege tatsächlich. Aus dem Befund entsteht der neue Prozessschnitt — Grundlage für Ablagerouten, Workflows und Migration.
Anbindung an Buchhaltung, ERP, CRM und Datenbanken: Belegübergabe, Stammdatenabgleich, Statusmeldungen. Dokumente und Vorgänge bleiben so dort verfügbar, wo weitergearbeitet wird.
Schlüsselerkennung auf Eingangsbelegen, KI-gestützte Rechnungserfassung, Klassifizierung, Duplikaterkennung, Ähnlichkeitssuche und inhaltliche Analyse ganzer Bestände. Vertrauliche Dokumente bleiben im Haus: lokale Modelle auf eigener Hardware, auf Wunsch ohne Netzverbindung. KI ist dabei Unterstützung, nicht Voraussetzung — jeder Prozess funktioniert auch ohne.
Aufbau und Betrieb: Proxmox und ZFS, Netzwerk, Firewall und Security — Cluster-Aufbau, Hochverfügbarkeit, Snapshot- und Replikationskonzepte, Update-Strecken mit Rückfallebene.
Die wiederkehrenden Teile eines DMS-Projekts sind bei mir als Pakete ausgeprägt. Sie laufen bei mehreren Kunden, werden je agorum-Release nachgezogen und über den Plugin Manager ausgeliefert. Ein Fehler, der in einer Installation auffällt, wird für alle behoben.
Ein Bearbeitungsprozess besteht aus drei Workflow-Knoten und einer Konfigurationsdatei. Schritte, Gruppen und Zuständigkeiten, Übernehmen und Abgeben, Verzweigungen, Wiedervorlage und Eskalation kommen aus der Konfiguration; das Formular wird aus einer Feld- und Layoutbeschreibung erzeugt. Jede Aktion steht revisionsfähig in der Vorgangshistorie.
Metadatengesteuerte Ablage als Erweiterung des Information Center. Eingangsbereiche werden zur gemeinsamen Inbox mit Filtern und Facetten. Die Ablagerouten stehen deklarativ in einer Metadata Collection: Pflichtfelder, Vorbelegungen, Namens- und Pfadvorlagen, Mehrfachablage, Folgeaktionen.
Verträge mit Laufzeiten, Kündigungs- und Verlängerungsfristen, Wiedervorlage und Eskalation. Fristen werden aus Bezugsdatum, Periode und Bezugspunkt berechnet, nicht von Hand gepflegt.
Gestaffelte Erkennung aus klassischem OCR, layoutsensitiver Auswertung und Sprachmodellen — auch Handschrift; im produktionsnahen Test wurden über 90 Prozent der Belege ohne Handeingabe erfasst. Die Ausbaustufe folgt den Daten: ohne KI, mit lokalen Modellen im eigenen Netz oder mit einem externen Dienst. Jede Stufe bleibt abschaltbar.
Warum das eine Rolle spielt. agorum core ist weniger ein fertiges Produkt als ein Entwicklungsframework. Das ist die Stärke — die Prozesse richten sich nach der Organisation, nicht umgekehrt — bedeutet aber, dass jede Umgebung anders aussieht. Ein klassisch programmierter Workflow vergleichbarer Komplexität liegt nach meiner Erfahrung bei 10 bis 20, in Einzelfällen bis 50 Personentagen. Pro Workflow. Als Konfiguration auf dem Framework entsteht derselbe Prozess in Tagen.
Kundennamen nenne ich nicht. Die Angaben beschreiben Projekt und Größenordnung.
| Fallbearbeitung | 15 bis 20 Bearbeitungsschritte, über 100 Metadatenfelder, 21.600 Zeilen Fachkonfiguration auf dem Workflow-Framework |
|---|---|
| Erfassungs- und Ablagestrecke | 1,4 Mio. Dokumente, rund 1.300 gewachsene Konfigurationsobjekte abgelöst |
| Proxmox-Cluster | Hochverfügbarkeit, Replikation, Update-Strecken mit Rückfallebene |
| Eingangsrechnungsworkflow | Prüfung, Freigabe, Buchungsübergabe |
|---|---|
| Versichertenarchiv | 280.000 Akten mit 5,5 Mio. Dokumenten; Ablage, Storage- und Performance-Optimierung, Migration |
| Nachverschlagwortung | rund 180.000 sensible Dokumente, Verarbeitung ausschließlich mit lokalen Modellen; Konzeption, agorum-Integration und laufender Betrieb |
| Dokumentenarchiv | Lieferschein-Rückläufer automatisch getrennt und zugeordnet, Zielgröße rund 80 % ohne Handeingabe |
|---|---|
| Wareneingangserfassung | Beleggenerierung und Ablage im DMS |
| Vertragsmanagement | zwei Projekte: Vertragsakte mit Fristen, Wiedervorlage, Eskalation |
CoreDev IT ist ein Einzelunternehmen — und als Einzelunternehmer arbeite ich eng mit agorum und agorum-Businesspartnern zusammen.
Schreiben Sie mir info@coredev.it oder rufen Sie an: +49 40 50699907.